Segreteria di Stato Sezione per i Rapporti con gli Stati e le Organizzazioni Internazionali

INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), desideriamo informarvi sulle modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito di prenotazione on-line della postazione di studio presso la Sala di consultazione dell’Archivio Storico della Segreteria di Stato – Sezione per i Rapporti con gli Stati. Di seguito troverete informazioni sul modo in cui raccogliamo, utilizziamo e trasferiamo i vostri dati personali, ovvero tutte quelle informazioni che possono essere utilizzate per identificarvi o contattarvi.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento è la Segreteria di Stato, con sede presso il Cortile del Belvedere, 00120 Città del Vaticano (centralino: +39 06.69819161).

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Le informazioni che raccogliamo nella maggior parte provengono direttamente da voi: ci sono state fornite volontariamente o sono risultate necessarie per l’erogazione dei nostri servizi. La Segreteria di Stato tratta i vostri dati personali in diversi modi e in base a differenti esigenze, per svolgere il proprio ruolo e per l’esercizio, lo sviluppo e il miglioramento dei servizi offerti all’utenza.

I dati vengono raccolti e trattati in quanto:

• il trattamento è necessario per la registrazione presso il sistema di prenotazione on-line dell’Archivio Storico della Segreteria di Stato - S.RR.SS.;
• avete dato il vostro consenso esplicito al trattamento per finalità particolari (prenotazione elettronica della postazione di studio presso la Sala di consultazione dell’Archivio Storico della Segreteria di Stato - S.RR.SS; invio di comunicazioni);
• sono forniti automaticamente nel corso nella navigazione del sito.

I dati vengono utilizzati per:

• permettere la gestione della consultazione presso la Sala di consultazione dell’Archivio Storico della Segreteria di Stato - S.RR.SS;
• la produzione di dati statistici a fini interni, per verifiche, analisi e ricerche volte a migliorare i servizi offerti.

Il alcuni casi il conferimento dei dati, che vengono utilizzati esclusivamente per le finalità sopra elencate, è facoltativo; tuttavia, il rifiuto di conferire i dati e il mancato rilascio del consenso al loro trattamento comportano l’impossibilità, da parte della Segreteria di Stato, di fornire una corretta erogazione del servizio.

TIPI DI DATI TRATTATI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati raccolti sono trattati da personale espressamente autorizzato dalla Segreteria di Stato, che agisce sulla base di specifiche istruzioni e nel rispetto della riservatezza e della sicurezza dei dati stessi e in relazione ai servizi cui è addetto. Le persone autorizzate al trattamento, dipendenti della Segreteria di Stato o di terze parti incaricate dei servizi di manutenzione e sviluppo dei sistemi impiegati per la gestione informatizzata dei dati, possono venire a conoscenza dei dati esclusivamente per finalità legate all’esercizio delle proprie funzioni.

Il trattamento dei dati avviene con sistemi informatici o tramite procedure software che acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, informazioni personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Tra i dati trattati rientrano informazioni personali che ci consentono di identificarvi, come:

• nome e cognome
• età, luogo e data di nascita
• cittadinanza
• genere
• qualifica
• credenziali di accesso (nome utente e password)
• indirizzo di residenza e di domicilio
• numero di telefono
• indirizzo email
• informazioni sul dispositivo di connessione (indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer e dei terminali utilizzati dagli utenti, sistema operativo o tipologia di browser impiegato)
• attività e abitudini di navigazione online (indirizzi URI/URL delle risorse visitate, data e ora e metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, dimensione del file ottenuto in risposta, stato della risposta data dal server ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente)
• informazioni legate alla sicurezza (riprese delle telecamere, tracciamento dei passaggi negli ambienti della Segreteria di Stato).

La Segreteria di Stato cerca di limitare al massimo l’utilizzo di queste informazioni e si impegna ad impiegarle esclusivamente per i servizi per i quali esse sono state fornite. Laddove possibile, vengono utilizzate informazioni che non vi identifichino individualmente.
I dati la cui conservazione è necessaria per la corretta fornitura dei servizi della Segreteria di Stato vengono archiviati in forma elettronica e/o cartacea.

La Segreteria di Stato si riserva la facoltà di condividere i dati personali con le autorità di sicurezza vaticane ai fini della sicurezza o della protezione di persone o beni.

I dati legati alla fruizione dei servizi web vengono anche trattati allo scopo di:

• ottenere informazioni statistiche sull’uso dei servizi (pagine più visitate, numero di visitatori per fascia oraria o giornaliera, aree geografiche di provenienza, ecc.);
• controllare il corretto funzionamento dei servizi offerti.

DESTINATARI DEI DATI

I dati raccolti non sono oggetto di diffusione né vengono comunicati a terzi, ad eccezione delle ditte informatiche addette alla gestione tecnica del sito di consultazione e prenotazione online dell’Archivio Storico.

COOKIE E ALTRI SISTEMI DI TRACCIAMENTO

La Segreteria di Stato impiega cookie di sessione (non persistenti) in modo strettamente limitato a quanto necessario per la navigazione sicura ed efficiente del sito. Per informazioni dettagliate sulla tipologia di cookie raccolti potete consultare la nostra specifica sezione informativa: Cookie Policy.

SOCIAL MEDIA

L’Archivio Storico della Segreteria di Stato - S.RR.SS. non è ufficialmente presente sulle piattaforme social.

CONSERVAZIONE E CUSTODIA DEI DATI

La Segreteria di Stato conserva i dati personali raccolti, in modo accurato, completo e aggiornato, fintanto che questi sono necessari all’erogazione dei servizi cui i dati stessi sono legati. Possiamo assicurarvi che sono stati intrapresi tutti i passi necessari a garantire la sicurezza dei vostri dati personali una volta che sono stati raccolti, mediante l’utilizzo di sistemi informativi ad accesso limitato e l’impiego di soluzioni di archiviazione protetta.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Avete il diritto di ottenere dalla Segreteria di Stato, nei casi previsti:

• la copia o l’accesso ai vostri dati personali;
• la correzione dei vostri dati personali inaccurati o incompleti;
• la cancellazione dei vostri dati personali quando questi non siano più necessari;
• la sospensione dell’invio di comunicazioni per cui abbiate in precedenza dato il vostro consenso.

Richieste di cancellazione o limitazione del trattamento dei dati vanno presentate scrivendo apposita domanda cartacea indirizzata all’Ecc.mo Segretario per i Rapporti con gli Stati, Segreteria di Stato, 00120 Città del Vaticano. Vi segnaliamo che possiamo rifiutare di dare seguito a richieste che dovessimo ritenere futili, dannose della privacy altrui, difficili da soddisfare o contrarie a un uso legittimo dei dati laddove questo sia orientato a garantire la sicurezza di persone, ambienti o beni.